Outlook – Rédiger des courriels efficaces
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POURQUOI DEVRIEZ-VOUS SUIVRE CE COURS?
- Pour mieux gérer votre courriel
- Pour apprendre les trucs et astuces pour devenir un expéditeur intelligent
- Pour minimiser la quantité de courriels à traiter
- Pour améliorer la qualité de la relation
OBJECTIFS
Le participant sera en mesure:
- D’envoyer du courrier de manière efficace
- De gérer de façon facile et efficace le courrier entrant
- D’utiliser au maximum les outils de gestion des courriers électroniques
- De mieux servir, d’améliorer la relation et de fidéliser.
CONTENU
- Bien préparer un envoi de courrier
- Quel format choisir?
- Les modes d’adressages
- Les normes d’adressage
- L’importance de l’objet
- Le contenu du courriel
- Les options d’envoi
- Importance
- Critère de diffusion
- Boutons de vote
- Les accusés réception et lecture
- Adresse de réponse
- Classement des éléments envoyés
- Écrire un courriel à l’avance
- Mettre une date d’expiration sur un courriel
- Catégoriser
- Lier à des contacts
- Utiliser le drapeau de suivi
- Donner un délai de réponse ou de traitement
- Se donner un rappel de traitement
- Gérer son courriel de manière efficace
- Les sous-dossiers
- Les dossiers personnels
- Les règles automatisées de messagerie
- Le gestionnaire d’absence du bureau
- Les éléments supprimés
- Les éléments envoyés
- Gérer par les affichages
- Créer un affichage personnalisé
- Gérer par code de couleurs
- Les signatures
- Créer une signature automatique
- Avec ou sans carte de visite?
- Notes complémentaires
- Le maintien du ton professionnel
- La qualité de la langue
- Conserver, combien de temps?
- Comment conserver?
- La recherche efficace d’information
- Modifier les objets des courriels
- Notes concernant les transferts
- Joindre un fichier, ou un lien hypertexte?
- Les règles de la courtoisie de base
- Comment se créer un nouvel ennemi rapidement
- La continuité de la communication
- Le respect de la séquence chronologique
- Sauver la face du client
- Indiquer que la balle est dans son camp
- Ne pas se laisser entrainer dans des combats écrits inutiles
- L’humour est bienveillant
- l’humour est dangereux par écrit
- Les CC avec les retards, les erreurs.
- Le partage de l’information vs le canal unique
- L’absence du non verbal : coûts et préventions
- Comment accélérer ?
- Quand appeler? Quand rencontrer?
- Les différences générationnelles
- L’anti-offense préventif
- La critique de soi
- Le mot d’excuse